A gestão de prazos é o coração do funcionamento de um escritório jurídico. Quando mal administrada, não apenas compromete a produtividade, mas também coloca em risco a segurança jurídica e a confiança do cliente. Por outro lado, uma organização eficaz — especialmente quando apoiada por tecnologia — pode representar horas economizadas por semana, menos estresse e uma tomada de decisão mais estratégica.

Mas há um ponto importante que muitas soluções de software ignoram: nem todo escritório funciona da mesma forma. Prazos, responsabilidades e formas de atuação variam conforme a estrutura, o porte e até a cultura de trabalho. E é aí que entra a importância de um workflow personalizável.

Por que a personalização do workflow de prazos é essencial?

Muitos softwares jurídicos oferecem fluxos de prazos “engessados”, baseados em modelos genéricos ou fixos. Embora funcionem para algumas bancas, esses modelos podem travar o andamento do trabalho quando não refletem a realidade da equipe ou os critérios da gestão responsável. Um modelo inflexível obriga o profissional a adaptar sua rotina ao sistema — e não o contrário.

A solução é um workflow de prazos e processos personalizável, que se adapte às estratégias internas do escritório.

Workflow personalizável: do início ao fim

É de extrema relevância um fluxo configurável dentro de um software de gestão jurídica:

1. Cadastro da nova causa

• Automatizar o direcionamento da área do tipo de processo (trabalhista, cível, tributário etc.)
• Definição do responsável e dos colaboradores envolvidos de forma automática
• Geração automática de checklist com tarefas iniciais e prazos

2. Criação dos prazos com base na estratégia do escritório

• Integração com publicadores para puxar automaticamente prazos legais
• Adição de prazos internos estratégicos (ex: “revisar contestação em até 3 dias antes do vencimento”)
• Definição de lembretes e notificações escalonadas

3. Responsabilização e delegação

• Atribuição de cada etapa para um membro da equipe
• Possibilidade de configurar substitutos em casos de ausência

4. Acompanhamento e reprogramações

• Visão em painel (Grid, Agenda ou kanban) dos próximos prazos
• Reagendamentos com histórico e justificativa
• Alertas de conflito entre prazos ou sobrecarga de tarefas

5. Encerramento e análise de performance

• Marcação automática da finalização de cada etapa
• Indicadores como tempo médio de resposta, prazos entregues no prazo, retrabalhos etc.
• Exportação de relatórios para reuniões de alinhamento

O resultado: mais tempo, mais segurança, mais estratégia

Com o Advwin+ da TWT INFO , o advogado ou gestor ganha não só eficiência operacional, mas também mais liberdade. Ele pode configurar fluxos que funcionem de verdade para o seu time — seja um escritório de 3 pessoas ou uma banca com 50 colaboradores.

Além disso, a personalização gera inteligência de gestão: ao cruzar os dados do workflow com os resultados dos processos, é possível identificar gargalos, ajustar prazos internos e até prever demandas futuras.

Sobre a autora

Fabiana Ramazoti Saturno é advogada e especialista em direito e tecnologia. Na empresa TWT INFO de software jurídico, atua na intersecção entre inovação e gestão jurídica, com foco em eficiência, automação e qualidade de vida profissional para advogados.