Entenda como um software na nuvem otimiza o dia a dia em escritórios e departamentos jurídicos.

A organização de documentos e arquivos é essencial em qualquer negócio, ainda mais quando nos referimos ao arquivamento de documentos jurídicos. E é aqui que a tecnologia de computação em nuvem e os softwares de gestão mudaram a maneira de armazenar esses documentos.

O processo de digitalização no Direito trouxe muitos desafios e exigiu dos profissionais uma rápida adaptação com relação às novas tecnologias. Lembrando que a informatização do processo judicial é prevista na Lei 11.419 de 2016, que conforme artigo 1º, garante a legitimidade da utilização de meio eletrônico nos trâmites dos processos judiciais.

Mas, a partir da constante atualização de tecnologias aplicadas no setor jurídico, como, por exemplo, a inteligência artificial, uma das ferramentas que com certeza mais impactou a rotina da área foi o arquivamento jurídico na nuvem. 

Apesar de não ser algo novo, salvar arquivos “na nuvem” é cada vez mais utilizado por empresas pela agilidade e segurança que a ferramenta proporciona. Uma pesquisa realizada pelo CETIC , Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação, revelou que o número de empresas que utilizam a computação para o armazenamento de dados e arquivos cresceu de 25% para 38% em 2019.
Além disso, a pandemia é outro fator importante que reforça a utilização do armazenamento de arquivos na nuvem, muito pela mudança no modelo de trabalho presencial para o trabalho remoto.

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A evolução do armazenamento de dados

Novas tecnologias surgem a todo o momento e a evolução de ferramentas para armazenamento de dados está sendo desenvolvida rapidamente com objetivo de oferecer uma capacidade considerável de armazenamento, ocupando o menor espaço possível.

O primeiro dispositivo para armazenamento de arquivos surgiu na década de 1970 que conhecemos como Disquete, também chamado de Disco Flexível.

Posteriormente viriam dispositivos mais avançados como: Disco Rígido, CD , DVD , HD DVD , SSD , Cartão de Memória e Pen Drive (USB) até chegarmos em tecnologias como a computação em nuvem.

Fato curioso é que mesmo a computação em nuvem já existir desde a década de 1950, o termo foi utilizado pela primeira vez durante uma palestra acadêmica em 1997 pelo professor de sistemas da informação, Ramnath Chellappa.

O conceito de cloud computing ou nuvem

Cloud computing ou computação em nuvem nada mais é que uma rede global de servidores que disponibiliza softwares e infraestrutura de armazenamento e processamento de dados online.

Ou seja, todos os arquivos e dados são armazenados em um servidor desta rede global e, de maneira segura, armazena os arquivos sem comprometer o espaço disponível do servidor local. Outras funções desses servidores remotos incluem: Gerenciamento de dados, envio de e-mail, transmissões de vídeo e acesso a programas online.

O arquivamento jurídico antes da nuvem

Antes do setor jurídico experienciar o armazenamento de arquivos “na nuvem”, o sistema de arquivamento de documentos de processos legais eram impressos e arquivados em locais físicos.

Além do enorme volume de documentos que o departamento jurídico precisa arquivar, mantê-los organizados é um grande desafio. E utilizando o armazenamento na nuvem é possível ordenar os documentos em pastas, nas quais qualquer pessoa que tenha acesso consegue encontrar os processos rapidamente.

Outro aspecto importante do cloud computing é possibilidade do acesso remoto dos arquivos que em um contexto de home office é essencial.

Softwares de gestão jurídica, como o ADVWIN+, possui o ADV Cloud , sistema de armazenamento de arquivos na nuvem que possibilita maior flexibilidade e segurança no acesso às informações do departamento, importante na gestão do negócio no modelo de trabalho híbrido.

Os principais benefícios do cloud computing para o arquivamento jurídico

O cloud computing pode trazer diversos benefícios para o departamento jurídico, e por ser uma ferramenta que impacta na produtividade e organização, acaba aumentando o poder competitivo da empresa.

E, para exemplificar ainda mais os benefícios da computação em nuvem, especificamos algumas das principais vantagens da implementação dessa ferramenta no departamento jurídico.

Segurança

O Brasil é um dos países que mais sofrem ataques cibernéticos e a cibersegurança é sempre uma preocupação para as organizações. Nesse cenário, o cloud computing é uma das maneiras mais seguras de armazenar arquivos pois como os documentos ficam salvos em outro ambiente protegido por códigos, é muito difícil que um hacker consiga  acessar esses arquivos.

Custo-benefício 

De acordo com uma pesquisa do IDC Brasil, estima-se que até o final de 2021 o investimento em plataformas de computação em nuvem chegue a R$3 bilhões. Ou seja, empresas de todos os portes já entendem o impacto no bolso na utilização da ferramenta.

Outra pesquisa realizada pelo IDC mostrou que, empresas que optaram pela implementação do armazenamento em nuvem, economizaram mais de 70% nos custos da área de tecnologia.  Toda essa economia é possível pois:

• Não é preciso ter um espaço físico para armazenar os arquivos;
• O custo com manutenção e sobrecarga do servidor local são reduzidos drasticamente;
• Economia de hardwares e data center.

Acessibilidade

Agilidade e facilidade em acessar os arquivos, esteja onde estiver, é uma vantagem competitiva muito grande. O acesso remoto permite controle e autonomia da equipe com relação aos documentos, podendo editá-los de onde estiver, atendendo a solicitações praticamente em tempo real.

Backup 

Backup é um assunto sério para qualquer negócio. Esse procedimento garante que o servidor salve uma cópia dos arquivos e transfira para um sistema de armazenamento secundário. Mas com o cloud computing isso deixa de ser uma necessidade.

Como todos os documentos são arquivados “na nuvem”, eles são salvos de maneira automática e frequentemente.

Sustentabilidade

Empresas que se mostram realmente preocupadas com questões de sociais e de sustentabilidade são mais valorizadas pelos consumidores, é o que diz a pesquisa realizada pela Union+Webster no qual 87% dos entrevistados disseram preferir comprar produtos de empresas sustentáveis.

O cloud computing é uma solução sustentável pois, além de eliminar o uso massivo de papel, também economiza energia, pois com a ferramenta não é necessária a utilização de um “>data center, que é um servidor com capacidade elevada de armazenamento, consumindo menos energia.

ADV CLoud, software na nuvem

O ADV Cloud é uma das inúmeras funcionalidades do software de gestão jurídica, o ADVWIN+. Conheça todas as possibilidades que esta ferramenta pode trazer para o departamento jurídico da empresa no site.