Como funciona a controladoria jurídica digital e quais os benefícios da implementação

14 de julho de 2022
Como funciona a controladoria jurídica digital e quais os benefícios da implementação

Com o surgimento da advocacia 4.0, a controladoria jurídica se tornou peça fundamental para que escritórios de advocacia saiam na frente da concorrência e resistam às mudanças tecnológicas no setor.

Como o próprio nome sugere, a controladoria jurídica visa exatamente organizar, padronizar e acompanhar as demandas do escritório a fim de aumentar a performance do time, aprimorar processos e principalmente identificar os gargalos da operação.

Além disso, possibilita que os profissionais responsáveis pela parte técnica tenham mais tempo e maior concentração nas tarefas básicas da área como o estudo dos processos, preparação para audiências e o atendimento ao cliente.

Sendo a controladoria jurídica uma ferramenta de gestão, antes de considerar a sua implementação, é preciso analisar minuciosamente como são conduzidos os processos internos e identificar os principais problemas da operação.

A transição da controladoria jurídica para o digital

A digitalização, automação de processos e o modelo de trabalho remoto modificaram a rotina dos profissionais do Direito e, neste cenário, a controladoria jurídica se mostrou necessária e estratégica para a transformação digital dos escritórios de advocacia.

De acordo com a pesquisa Justiça em Números de 2019, mais de 80% dos processos foram iniciados de maneira eletrônica, protocolados digitalmente e disponibilizados com fácil acesso, o que eliminou da rotina dos profissionais etapas presenciais desnecessárias, além de auxiliar no cumprimento dos prazos determinados.

Neste cenário, é possível enxergar a evolução digital trazida pela inteligência artificial, que proporcionou a chegada de softwares de gestão jurídica e financeira para escritórios e departamentos jurídicos, sendo essencial para a análise de dados em grande escala.

Software de gestão jurídica e financeira

Um ótimo exemplo da inovação no setor jurídico a partir da tecnologia, é o software de gestão ADVWIN+, ferramenta imprescindível para gestão do escritório de advocacia, sendo braço direito da controladoria jurídica pois permite, uma gestão mais eficiente, aumento da produtividade da equipe, além de melhorar a experiência do usuário.

Outras funções que podemos destacar são:

  • Captura automática das intimações eletrônicas;
  • Acompanhamento de processos administrativos, judiciais e intimações;
  • Gestão de contratos e armazenamento de dados;
  • Relatórios personalizados para análise de resultados.

É importante salientar como o software jurídico ajudou a transformar o processo e o acompanhamento de intimações, que se tornou relevante perante aos números de casos por ano no país – só em 2020 foram registrados mais de 25 milhões de novos processos. 

A importância do software jurídico para o acompanhamento de intimações

Conforme definido no artigo 269 do CPC/2015 “intimação é o ato pelo qual se dá ciência a alguém dos atos e dos termos do processo.” endo um procedimento que exige um senso de urgência das partes, com o sistema de gestão jurídica é possível ler e acompanhar o status da intimação em tempo real, pois o sistema consegue capturar automaticamente a intimação.

A jornada da intimação pode ser realizada praticamente toda de maneira digital, uma prova desta constante evolução, é  o recebimento de intimações via whatsapp, considerado válido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) desde 2017 e aprovado na Comissão de Constituição e Justiça e de Cidadania da Câmara dos Deputados este ano.

Mas, como funciona a captura de intimações eletrônicas ?

Softwares que possuem essa funcionalidades trabalham com uma API (Application Programming Interface) integrada ao sites dos Tribunais de Justiça, o que agiliza e simplifica o acesso e gestão das intimações, além disso, cada advogado consegue registrar e controlar os processos e publicações de forma rápida e segura.

Uma das principais funcionalidades do ADVWIN+ é a captura de intimações. Conheça a ferramenta. 

Sendo assim, para se ter uma gestão eficiente na controladoria jurídica é fundamental a utilização de um software com essa finalidade.

Como funciona a controladoria jurídica?

A controladoria jurídica funciona como o apoio do setor jurídico apontando o melhor caminho a ser seguido por meio de dados e gerando indicadores de desempenho. É um departamento que irá se relacionar com todas as outras áreas do escritório, aumentando ainda mais a importância para o negócio como um todo.

O profissional que atua na área da controladoria, chamado de controller jurídico, é responsável por supervisionar as demandas da operação, além de auxiliar de perto os sócios na gestão do negócio.

Mas o controller não interage apenas com a área jurídica, mas também com os departamentos financeiro e de TI, sendo imprescindível para uma gestão eficiente a utilização de um software jurídico.

Há quem diga que o profissional que deseja atuar na área de controladoria jurídica não precisa ter conhecimentos específicos em Direito, outros argumentam que o conhecimento técnico é fundamental pois sua função está diretamente relacionada com o processo. Fato é que  é preciso conhecer muito bem os processos internos do escritório e se manter atualizado das tendências tecnológicas da área jurídica.

Principais benefícios da controladoria jurídica

Vimos como é importante para um escritório de advocacia moderno e inovador a presença da controladoria jurídica para uma gestão eficiente com processos ágeis e bem definidos. Alguns dos principais benefícios que esta área pode trazer para o negócio são:

  • Apoio a área técnica: Com uma gestão voltada para indicadores de desempenho e metas, o controller possibilita que o time possa focar nas atividades importantes do dia a dia;
  • Prazos e gestão da agenda: Organização e controle que permite mapear os gargalos do processo e aplicar melhorias rapidamente;
  • Acompanhamento de indicadores de desempenho: Mentalidade data driven,  implementação e acompanhamento de KPIs para uma gestão baseada em dados;
  • Redução de custos: Como o controller jurídico é um profissional que olha para dados 24 horas por dia, o constante acompanhamento dos indicadores de desempenho permite identificar gastos desnecessários, receita, custos por processo, entre outros indicadores;
  • Padrão de atendimento aos clientes e feedback: A controladoria jurídica também atua no treinamento e orientação dos times e acompanham o desempenho e as metas de perto.

 

Como funciona a controladoria jurídica digital e quais os benefícios da implementação