A automação jurídica continua ganhando relevância entre os escritórios de advocacia que desejam se manter competitivos no mercado.

Normalmente, as atividades em um escritório de advocacia são divididas por etapas de acordo com o nível de complexidade e urgência e, em seguida, distribuídas entre diferentes profissionais. Uma dessas tarefas é o monitoramento de processos jurídicos.

O monitoramento processual consiste em acessar o sistema do tribunal, pesquisar caso a caso e adicionar novas informações aos processos. Essa é uma das tarefas mais demoradas e repetitivas na jornada de trabalho de um profissional do ramo jurídico.

Isso acontece devido ao volume elevado de processos sob a responsabilidade dos escritórios jurídicos. Além de maçante, essa atividade precisa ser repetida algumas vezes todos os dias e combinada com as demais responsabilidades no escritório, a maioria muito burocrática.

Entretanto, é possível automatizar o monitoramento de processos jurídicos e outras atividades similares por meio de um software de automação jurídica. Um Enterprise Resource Planning (ERP) ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial monitora os processos automaticamente, 24 horas por dia, sete dias por semana.

Liberado de realizar o monitoramento de processos jurídicos e similares manualmente, o advogado pode dedicar essas horas ao desenvolvimento de atividades estratégicas e com maior potencial econômico.

Mas a automação das atividades jurídicas e integração de sistemas ainda é uma realidade relativamente distante. Segundo o Censo Jurídico 2021 o nível de automação dos escritórios de advocacia é de apenas 12%, sendo que 11% dos escritórios de advocacia brasileiros ainda realizam o monitoramento processual manualmente e 43% não utilizam softwares jurídicos.

Dados do mesmo relatório revelam que 62% dos profissionais recebem notificações e monitoram os processos por e-mail, 26% possui um sistema de monitoramento, 11% monitora manualmente e 2% encarregam os estagiários dessa função.

O que é automação jurídica? 

Qualquer escritório de advocacia que pretende expandir seus negócios e atuar no mercado de maneira competitiva precisa reconhecer a necessidade de usar soluções tecnológicas desenvolvidas para a área de Direito.

A automação jurídica influencia diretamente no desenvolvimento de novos serviços e elaboração de novas funções, pois as ferramentas de automação oferecem os mecanismos necessários para executar tarefas consideradas simples, mas que demandam horas para a conclusão, especialmente quando consideramos que a maioria dos advogados trabalha em equipes de até cinco profissionais (44%).

Quando falamos em automação jurídica, não nos referimos a uma ferramenta que executa uma ou duas atividades automaticamente, mas de um software de automação jurídica que integra o escritório e seus profissionais.

Como funciona o processo de automação jurídica?

A primeira etapa do processo de automação de um departamento jurídico ou escritório de advocacia é a escolha de um software que desenvolva essa tarefa. A solução escolhida precisa estar alinhada às necessidades do escritório em questão.

Por exemplo, o Enterprise Resource Planning (ERP) ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial da TWT Info ADVWIN+ oferece em uma única interface a gestão jurídica e financeira do escritório de advocacia.

Com esse software, aspectos como organização administrativa e financeira são automatizados, sendo possível controlar a entrada de demandas, delegação de tarefas, entrada e saída de capital, entre outros, sem que haja interação ou supervisão humana, por meio das seguintes funcionalidades:

• Construção de fluxos de trabalho inteligentes;
• Simplificação da checagem de dados e documentos;
• Personalização de módulos para cada área de operação do escritório,
• Atualização de prazos e tarefas automaticamente, com envio de notificações para os encarregados;
• Criação de formulários que ajudam a estabelecer parâmetros e regras para as atividades do escritório.

Geralmente, um software de automação de escritório exige a participação do profissional para o cadastro de informações essenciais, como dados sobre os clientes e processos, por exemplo.

Depois de inserir os dados, a ferramenta será responsável por automatizar a demanda, sendo que muitas das atividades são realizadas pelo próprio programa de computador.

Quais são os principais benefícios da automação do escritório jurídico?

Quando um escritório de advocacia investe em automação jurídica, ele conquista uma melhor posição no mercado e pode superar os concorrentes, como um resultado dos benefícios associados à aplicação da tecnologia.

O primeiro deles é o ganho de tempo. Como as tarefas com nível de complexidade baixo serão executadas pelo software, o advogado consegue dedicar seu tempo aos processos com maior potencial econômico, tarefas que exigem um grau de intelectualidade superior ou assumir um maior número de casos sem precisar elevar os custos da operação.

Com a otimização do tempo, o profissional também pode se dedicar a outros interesses. Segundo o Censo Jurídico 2021, a lista de prioridades dos profissionais de Direito inclui estudar mais (27%), aumentar o número de clientes (20%) e trabalhar com contratos mais lucrativos (19%).

Economia de tempo também é muito importante quando consideramos a carga horária de um profissional da área jurídica, que costuma trabalhar entre 8 horas (31%), 10 horas (29%) e 12 horas (12%), segundo dados do Censo Jurídico.

O aumento da produtividade das equipes também é um resultado esperado. Com mais tempo disponível, os profissionais conseguem resolver problemas mais complexos e elaborar novas estratégias. Segundo um estudo da Blue Prism, 83% das empresas acreditam que a automação inteligente de tarefas é a melhor solução para a baixa produtividade.

Outro benefício é a padronização de informações e o gerenciamento de dados. Com a aprovação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é muito importante que a captação e tratamento de informações seja realizado da maneira correta, para evitar a exposição de dados sensíveis de clientes e colaboradores.

Com os documentos padronizados, será mais rápido consultar essas informações e essa facilidade resulta em um melhor atendimento aos clientes, tanto dos que desejam consultar processos antigos, quanto os que solicitarem um retorno imediato sobre o andamento de um novo processo.

Outro benefício é a redução da utilização de papel. Hoje não é necessário imprimir os processos e nem os arquivar em um depósito, basta salvá-los em serviços de armazenamento de arquivos em nuvem.

A automação das tarefas jurídicas também simplifica a elaboração de relatórios que avaliam o desempenho dos profissionais. É possível identificar o que está e não está funcionando em sua empresa e avaliar possíveis soluções para esses problemas.

Também evita erros que acontecem com certa facilidade quando uma pessoa ou uma equipe é responsável pela inserção manual de informações, especialmente quando o volume de trabalho é elevado e as pessoas estão estressadas.

Robotic Process Automation (RPA)

No segmento jurídico, Robotic Process Automation (RPA) ou Automação de Processos Robóticos pode ser aplicado em diversas tarefas que fazem parte do cotidiano do advogado. O robô acessa os sistemas dos tribunais, capta os dados e insere no sistema de automação jurídica do escritório.

Considerando que a maioria dos escritórios de advocacia possuem de 50 a 100 processos ativos (21%), de 100 a 300 (21%) ou de 300 a 1000 (15%), segundo o Censo Jurídico 2021, a automação desses processos é uma necessidade.

Essa tecnologia também serve para monitorar o andamento dos processos. É possível personalizar alertas para atividades processuais diversas como liminares, despacho, sentenças, alterações nos prazos, entre outras. A RPA também pode ser aplicada na análise preditiva para antecipar possíveis resultados nos tribunais, com base em dezenas, centenas ou milhares de vereditos feitos pelos menos juristas.

Qual o nível de automação dos escritórios de advocacia brasileiros?

A automação jurídica já é uma realidade nos escritórios de advocacia brasileiros. Quase todos aplicam pelo menos uma inovação, segundo dados do Censo Jurídico Brasileiro de 2021:

• Assinatura Digital 27%
• Peticionamento Eletrônico 24%
• Automação de publicações 17%
• Automação de andamentos 12%
• Calculadora de prazos 9%
• Cálculos judiciais 8%
• Integração com outros sistemas 3%
• Geração de outros dossiês 1%

Em relação ao número de profissionais que já utilizaram um software jurídico (42%) e os que não utilizaram (43%), temos uma divisão quase exata, segundo dados do Censo Jurídico. Uma coisa é certa, após usar um software de automação jurídico, como o ADVWIN+, dificilmente os escritórios voltam a atuar sem o auxílio da tecnologia.