A segurança da informação é fundamental para qualquer empresa e o armazenamento de dados é parte desse processo de proteção tão importante.

Em um país que ocupa o 5º lugar no ranking dos mais afetados por ataques cibernéticos do mundo, é preciso levar a segurança de dados como prioridade, e no setor jurídico não seria diferente.

Nesse contexto, vamos entender como pode ser aplicada a segurança de dados nos escritórios jurídicos.

O que é segurança da informação? 

Com a ameaça constante de invasões hackers nas empresas, dispor de um sistema de segurança cibernética robusto é mais do que necessário.

Nesse cenário, a função da segurança da informação é garantir que a integridade e confidencialidade dos dados da empresa sejam respeitadas e protegidas pelas pessoas que fazem uso dessas informações.

É impedir que pessoas não autorizadas acessem informações sensíveis e estratégicas que podem ser corrompidas,  destruídas ou até mesmo roubadas.

Nesse contexto, para implementar um sistema de segurança da informação é necessário ter em mente os três pilares principais para que as políticas e práticas de proteção de dados sejam claras e se sustentem em todas as esferas da empresa.

Os três pilares da segurança de dados são:

1. Confidencialidade: Garantir o sigilo não só com as informações da empresa, como também a de funcionários, clientes e fornecedores. O vazamento de dados pode gerar um prejuízo financeiro expressivo, além de processos jurídicos;
2. Integridade: Utilizar um sistema de dados e de comunicação interna e externa adequados para assegurar que toda informação seja recebida da mesma maneira que foi enviada;
3. Disponibilidade:  Este pilar diz respeito a acessibilidade dos dados no sistema utilizado pela empresa.

A LGPD e o armazenamento de dados 

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que teve sua aprovação em 2018 e implementação no início em 2020, trouxe mudanças significativas no tratamento e armazenamento de dados pelas empresas, além de mais rigidez com relação a autorização e compartilhamento de dados pessoais.

Com relação ao tratamento e armazenamento de dados a LGPD,  lei nº 13.709, no art 37 institui que “O controlador e o operador devem manter registro das operações de tratamento de dados pessoais que realizarem, especialmente quando baseado no legítimo interesse.”

Ou seja, a empresa precisa identificar quais dados, porquê e por quanto tempo devem ser arquivados.

O software jurídico e o armazenamento de dados

A escolha do sistema utilizado pelo escritório jurídico é fundamental para a segurança de dados, pois todo documento referente a processos e contratos contém informações sigilosas.

O armazenamento de dados jurídicos foi aprimorado pela possibilidade do arquivamento na nuvem, o  cloud computing onde todo arquivo é armazenado em um servidor que armazena esses documentos sem comprometer o espaço disponível do servidor local.

Os benefícios em “salvar arquivos na nuvem” são muitos, desde o custo-benefício, a possibilidade de acessar os documentos à distância em uma rede segura, além do backup de todos os arquivos.

O ADVWIN+, software para gestão jurídica, possui o ADV Cloud, sistema de armazenamento de arquivos na nuvem que possibilita maior flexibilidade e segurança no acesso às informações do departamento, importante na gestão do negócio no modelo de trabalho híbrido.

Como fortalecer a segurança dos dados?

Além do software adequado, existem outras dicas simples para fortalecer a segurança da informação em seu escritório.

• Política de segurança: Criar um documento contendo as diretrizes e boas práticas para segurança dos dados evitando situações que coloquem a empresa em risco;
• Senhas: A criação de senhas fortes é fundamental para dificultar acessos indesejados no sistema reforçando a segurança de seu conteúdo;
• Atenção aos e-mails suspeitos: Dentro das políticas de segurança, informar a importância do cuidado ao clicar ou fazer downloads via e-mail. Orientar todos os colaboradores a não clicarem em links ou baixarem materiais vindos de endereços desconhecidos;
•  Backup: O hábito de fazer uma cópia de segurança é obrigatório para que em caso de roubo ou invasão no sistema, seja possível reaver todos os arquivos roubados.

Sendo assim, ter uma política de segurança cibernética é obrigatório para garantir a saúde do negócio. E para isso, conte com o software jurídico ADVWIN+.