A automação de funções jurídicas está sendo aplicada pelos escritórios e departamentos jurídicos que buscam aperfeiçoar seus processos. Este movimento parte da percepção que a tecnologia pode contribuir com o desempenho das atividades de um advogado, opinião compartilhada por 65% dos profissionais desta área, segundo uma pesquisa da FGV.

E como grande parte das atividades cotidianas de um advogado são repetitivas, a automação das funções jurídicas retira a sobrecarga desses profissionais, que podem ser alocados para tarefas que envolvem pensamento crítico e ação estratégica.

Ou seja, apostar na Automação Robótica de Processos (RPA) não apenas ajuda a economizar tempo, mas também ajuda a aumentar a qualidade e precisão das entregas e reduzir os custos, sem que seja necessário ampliar a equipe ou interromper processos.

Automação robótica de processos

Chamamos de Robotic Process Automation (RPA) ou Automação Robótica de Processos a tecnologia aplicada em automação jurídica para simplificar a elaboração, implementação e gerenciamento de atividades consideradas repetitivas como: elaborar relatórios, acompanhar prazos, enviar comunicados etc.

Com um RPA, a equipe jurídica consegue executar inúmeras atividades de forma consistente, segura e rápida, impactando diretamente na produtividade desses profissionais.

Processo de automação jurídica com RPA

A automação jurídica é implementada em etapas. Em primeiro lugar é necessário entender as necessidades do escritório ou departamento jurídico, sejam individuais ou coletivas, e levar em consideração os pontos de melhoria necessários.

Ao entender as demandas, se torna muito mais fácil determinar quais são as funcionalidades indispensáveis para a equipe no processo de automação do escritório jurídico.

Evidentemente, a implementação da automação jurídica acontece de uma maneira natural nos escritórios e departamentos que implementaram a controladoria jurídica ou consultoria para mapeamento dos fluxos de atividades realizadas pelo escritório previamente.

Mas independente de seu escritório ter ou não uma experiência prévia, utilizar um software jurídico como o ADVWIN+ é uma excelente decisão, pois não apenas ajuda a organizar os processos, como moderniza-los, sem que haja a necessidade de utilizar diversas ferramentas.

Com funcionalidades de automações através de robôs integradas ao ERP (Enterprise Resource Planning), o software da TWT Info permite integrar atividades operacionais, administrativas e financeiras.

Nível de complexidade de automações jurídicas com RPA

A automação robótica de processos pode acontecer em diferentes níveis de complexidade. A automação básica serve para tarefas repetitivas que tratam com dados estruturados.

A automação avançada possui linguagem natural e realiza processos mais complexos, baseados em Inteligência Artificial e Aprendizado da Máquina.

Por fim, a automação inteligente também se baseia nessas tecnologias para que o software desenvolva um processo de decisão autônomo, permitindo que o escritório jurídico reinvente processos e desenvolva novas formas de trabalho.

Quais são os benefícios das RPAs?

A automação robótica de processos é aplicável a atividades repetitivas, independente do setor ou do tamanho do seu negócio e apostar no RPA pode trazer inúmeros benefícios, como vamos detalhar abaixo:

Ganho de eficiência econômica

Com a automação dos fluxos de trabalho pelo RPA, é natural que diversas operações ganhem tração sem que haja um aumento nos custos envolvidos, fazendo com que o escritório jurídico se torne muito mais rentável e escalável.

Por essa razão, a tecnologia RPA consegue acompanhar o ciclo de vida de qualquer empresa, seja um escritório jurídico de pequeno porte a uma empresa multinacional e suas filiais.

Ganho de produtividade

A automação jurídica permite que profissionais de alto valor não precisem mais lidar com planilhas, relatórios e documentos para se concentrarem em tarefas mais complexas.

Os robôs conduzem esses processos com muita qualidade e sem qualquer desgaste ou sobrecarga de trabalho, como aconteceria com um advogado.

Deste modo, a automação robótica de processos simplifica a rotina no escritório jurídico e se traduz em maior produtividade. Além disso, os advogados conseguem desenvolver outras habilidades e avançar em suas carreiras.

Leia mais: O impacto da automação na produtividade do escritório jurídico

Implementação simplificada

A automação robótica de processos não exige uma implementação invasiva, pelo contrário, é ideal para automatização de atividades que envolvem sistemas legados sem APIs, acesso a banco de dados ou infraestrutura em desktop virtual.

Redução de erros

É inquestionável: um escritório jurídico que utiliza RPA não precisa se preocupar com erros manuais, ou seja, o risco de ocorrer divergências na entrada de dados é praticamente nulo.

Não estamos dizendo que utilizar RPA resulta em uma operação completamente livre de erros, pois os processos precisam ser revisados esporadicamente por um advogado, mas ocorre sim uma queda.

Importante mencionar que a redução dos erros manuais também contribui para a elaboração de análises de dados mais confiáveis. Outro ponto importante é que os robôs extraem dados que dificilmente seriam extraídos por pessoas, aumentando a precisão dessas análises.

Segurança de dados

Como um robô será responsável pela coleta e análise de dados, seus colaboradores não precisarão acessar informações confidenciais, o que diminui bastante a possibilidade de haver problemas de conformidade ou mesmo fraudes.

Além de garantir a segurança de dados em seu escritório jurídico, caso surja qualquer problema, o gestor pode permitir uma auditoria detalhada.

Funcionamento contínuo

Com a robotização dos processos jurídicos, seu escritório passa a funcionar 24/7, fazendo com que seus serviços sejam oferecidos fora do horário comercial.

Contudo, para que o escritório jurídico passe a funcionar ininterruptamente, é fundamental contratar um RPA com suporte disponível 24/7, para que eventuais problemas sejam prontamente solucionados.

Implementação em outras áreas da empresa

Robotic Process Automation é uma tecnologia adaptável a diferentes processos e áreas de atuação, ou seja, não é apenas a área jurídica que pode se beneficiar da automação das atividades, mas o departamento Financeiro, Recursos Humanos e TI, por exemplo.

Menor índice de turnover

A automação robótica de processos também pode contribuir com a queda no índice de turnover, que pode estar associado ao desempenho de atividades repetitivas e pouco  engajantes.

Além disso, com menos colaboradores para dar andamento às atividades, o gestor consegue dispor de muita mais atenção para a equipe, aumentando o nível de satisfação deles.

Clientes mais satisfeitos

Como a automação robótica de processos permite que os serviços sejam entregues com mais qualidade, em menos tempo e com custo menor, é evidente que ocorre uma melhoria na satisfação dos clientes.

Como implementar a automação de funções jurídicas pelo RPA

Se você chegou até aqui, com certeza está convencido que o RPA pode garantir a qualidade e agilidade das entregas, redução de custos e melhor aproveitamento da mão de obra qualificada de um escritório jurídico.

Mas para que possa implementar o RPA em seu escritório ou departamento jurídico, você precisa de um parceiro de confiança, como a TWT Info+, que oferece um software voltado para logística processual e controladoria jurídica. Para saber mais, entre em contato com um de nossos consultores.

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